Tapahtumatuotannon työkalu: tilat, miehitys ja laskutus
Jokainen tapahtuma on pieni projekti, jossa on monta osapuolta: oma väki, extraajat, tarjoilun alihankkija ja tilan omistaja. Tieto kulkee tavallisesti puheluina ja viesteinä, jotka katoavat.
Tilaisuus on kohde
Jokainen tapahtuma saa oman kohteensa, jolle kertyvät tunnit, kulut ja miehitys. Tilaisuuden kannattavuuden näkee sen jälkeen yhdestä paikasta.
Tilat ja kalusto kalenterissa
Salit, kabinetit ja kalusto ovat varattavia resursseja. Päällekkäinen varaus estyy, ja alustava varaus vapautuu itsestään jos sitä ei vahvisteta sovittuun päivään mennessä.
Extraajat ja alihankkijat mukaan ilman tunnuksia
Keikkatyöntekijä, tarjoilun alihankkija tai valvoja saa oman linkin. Sieltä hän näkee tarjotun vuoron ja vahvistaa sen, ja kuittaa tilaisuuden ohjeet luetuiksi. Työnjohtaja näkee miehityksen tilanteen: kaksi kolmesta paikasta vahvistettu.
Viestit, jotka on kuitattava
Porttikoodi, purkuaikataulu tai turvallisuusohje lähtee kaikille osapuolille kerralla, ja kuittausta voi vaatia. Näin tiedetään kuka on lukenut ja kuka ei.
Tarjouksesta tilaisuuteen ja laskuun
Asiakkaalle lähtee tarjous, jonka hän hyväksyy linkistä. Hyväksytystä tarjouksesta syntyy tilaisuus, jolle työ kirjataan, ja lopuksi lasku kootaan kirjatusta työstä.
Usein kysyttyä
Sopiiko tämä pitopalvelulle tai juhlatilalle?
Sopii. Tilavuokraus, oma henkilökunta, extraajat ja alihankittu tarjoilu ovat juuri se yhdistelmä, jota varten osapuolet ja varauskalenteri rakennettiin.
Tarvitseeko extraaja sovelluksen?
Ei tarvitse. Linkki avautuu puhelimen selaimessa, eikä tunnusta luoda kertaluontoista keikkaa varten.
Liittyvät osiot
Varauskalenteri
Tilat, työryhmät ja koneet samassa kalenterissa. Päällekkäinen varaus estyy ja vahvistamaton optio vapautuu itsestään.
Osapuolet ja miehitys
Keikkatyöntekijät, alihankkijat ja valvojat saavat oman linkin, josta he vahvistavat vuoronsa ja kuittaavat ohjeet.
Tuntikirjaus
Työntekijä kirjaa tunnit puhelimella kohteelle ja työlajille, työnjohtaja hyväksyy. Ylityöt, tauot ja laskutettavuus erikseen. Kokeile maksutta 30 päivää.
Tarjoukset
Tarjous riveineen ja alv-erittelyineen, asiakkaalle oma linkki hyväksymistä varten. Hyväksytystä tarjouksesta syntyy työ yhdellä napilla.
Laskutus
Hyväksytyistä tunneista, kuluista ja matkoista koostuva lasku, tulostettava A4 ja Finvoice-aineisto verkkolaskutusta varten.
Kulut ja kuitit
Kuitti kuvataan puhelimen kameralla ja kulu kohdistuu oikealle työlle. Arvonlisävero lasketaan kululajin mukaan automaattisesti.
Käyttöönotto onnistuu itse muutamassa minuutissa. Luottokorttia ei kysytä.