Opas
Työaikakirjanpito: mitä laki vaatii työnantajalta
Työaikakirjanpito ei ole vapaaehtoinen käytäntö vaan työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Se koskee myös pientä yritystä, jolla on yksikin työntekijä.
Päivitetty 21.9.2026. Tämä opas on yleistä tietoa, ei oikeudellinen neuvo — tarkista voimassa olevat säännökset viranomaisen ohjeesta.
Mitä laki velvoittaa
Työaikalaki edellyttää, että työnantaja kirjaa tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Kirjanpito on säilytettävä ja se on pyydettäessä esitettävä työsuojeluviranomaiselle sekä työntekijän tai hänen edustajansa pyynnöstä. Laiminlyönnistä voi seurata rangaistus. Tarkat säännökset ja säilytysajat kannattaa tarkistaa voimassa olevasta työaikalaista, koska yksityiskohdat ovat muuttuneet vuosien varrella.
Mitä kirjanpitoon merkitään
Käytännössä kirjanpidosta pitää käydä ilmi tehdyt työtunnit ja niiden ajoittuminen, lisä- ja ylityöt erikseen sekä niistä maksetut korotukset. Myös sunnuntaityö ja varallaolo erotellaan, jos niitä esiintyy. Merkinnän pitää olla työntekijäkohtainen ja luotettava: jälkikäteen muistinvaraisesti täytetty lappu ei ole hyvä lähtökohta, jos asiaa joskus tarkastellaan.
Miksi paperilappu on riski
Paperilla tehty tuntikirjanpito kärsii kolmesta ongelmasta. Se täytetään usein jälkikäteen, jolloin luvut ovat arvioita. Se katoaa tai kastuu. Ja se pitää siirtää käsin palkanlaskentaan, jolloin syntyy uusi virhemahdollisuus. Sähköinen kirjaus poistaa kaikki kolme, kun kirjaus tehdään työn yhteydessä eikä kuun lopussa.
Ylityöt näkyviin heti
Ylityö on kirjattava erikseen, ja siihen tarvitaan työntekijän suostumus. Kun tunnit kirjataan päivittäin ja ylityöt erottuvat omaksi sarakkeekseen, kertymä on näkyvissä koko ajan eikä vasta palkkakauden lopussa, jolloin asialle ei enää voi tehdä mitään.
Kuka saa nähdä kirjanpidon
Työntekijällä on oikeus saada tieto omista kirjauksistaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että järjestelmän on näytettävä työntekijälle hänen omat tuntinsa. Työnantajan puolella tietoja käsittelevät vain ne, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.
Usein kysyttyä
Koskeeko työaikakirjanpito myös osa-aikaisia ja kausityöntekijöitä?
Kyllä. Velvollisuus koskee työsuhteessa olevia työntekijöitä työsuhteen kestosta ja työajan pituudesta riippumatta.
Riittääkö Excel työaikakirjanpidoksi?
Laki ei määrää välinettä, joten taulukko kelpaa jos tiedot ovat oikein ja säilyvät. Ongelma on käytännöllinen: taulukko täytetään yleensä jälkikäteen ja se elää ilman jälkiä muutoksista.
Kuinka kauan kirjanpitoa on säilytettävä?
Työaikalaissa on oma säilytysaikansa, joka on perinteisesti sidottu kanneaikoihin. Tarkista voimassa oleva säännös, sillä tämä on tyypillinen kohta jossa vanhentunut ohje elää netissä pitkään.
Miten Kirjus auttaa tässä
Kirjuksessa työntekijä kirjaa tunnit puhelimella työn yhteydessä, ylityöt erottuvat omaksi kentäkseen ja työnjohtaja hyväksyy kirjaukset. Kertymä on nähtävissä koko ajan, ja hyväksytyistä tunneista syntyy sekä palkanlaskennan kooste että lasku asiakkaalle.
Lue myös
Tuntikirjaus
Työntekijä kirjaa tunnit puhelimella kohteelle ja työlajille, työnjohtaja hyväksyy. Ylityöt, tauot ja laskutettavuus erikseen. Kokeile maksutta 30 päivää.
Raportit
Tunnit työntekijöittäin ja kohteittain, päivärahakooste sekä kustannusseuranta valitulta jaksolta.