Paperisista tuntilapuista sähköiseen kirjaukseen: mitä se vaatii

Mitä paperi todella maksaa

Lasku ei ole lappujen hinta vaan se työ, joka tehdään niiden jälkeen. Tunnit kerätään, tulkitaan, syötetään taulukkoon ja siirretään palkanlaskentaan ja laskutukseen. Pienessäkin yrityksessä tähän kuluu helposti päivä kuukaudessa, ja se päivä tehdään iltaisin. Lisäksi laskuttamatta jää säännöllisesti työtä, jota ei muistettu kirjata.

Kolme kohtaa joissa virhe syntyy

Ensimmäinen on kirjaushetki: lappu täytetään päivien päästä muistinvaraisesti. Toinen on tulkinta: kenen käsiala, mikä kohde, oliko tuo seitsemän vai yhdeksän. Kolmas on siirto: käsin kopioitu luku menee väärään sarakkeeseen. Sähköisessä kirjauksessa kaikki kolme poistuvat kerralla, koska kirjaus tehdään työn yhteydessä ja sama rivi kulkee eteenpäin sellaisenaan.

Miksi käyttöönotot epäonnistuvat

Yleisin syy ei ole ohjelmisto vaan se, että kentällä koetaan uuden järjestelmän lisäävän työtä. Jos kirjaaminen kestää kauemmin kuin lapun täyttäminen, järjestelmä hylätään riippumatta siitä mitä johto päättää. Siksi ainoa merkityksellinen mittari on se, kuinka monta kosketusta yhden työpäivän kirjaaminen vaatii puhelimella.

Näin siirtymä tehdään

Aloita yhdestä asiasta: pelkistä tunneista. Älä ota käyttöön kaikkea kerralla. Vie ensin yksi työryhmä ja yksi kohde, katso viikko miten kirjaukset kertyvät, ja korjaa työlajit vastaamaan omaa työtä. Kun tunnit kulkevat, lisää kulut, sitten matkat. Kuukaudessa on käytössä kokonaisuus, jota kukaan ei vastusta, koska se rakentui askel kerrallaan.

Mitä vanhoille tiedoille tehdään

Vanhoja tuntilappuja ei kannata siirtää järjestelmään. Säilytä ne lain vaatiman ajan sellaisenaan ja aloita sähköinen kirjanpito puhtaalta kaudelta, esimerkiksi kuukauden tai vuoden vaihteesta. Kahden rinnakkaisen järjestelmän ylläpito on se, mikä väsyttää porukan.