Tässä selosteessa kerrotaan, miten VMH Group Oy käsittelee henkilötietoja Kirjus-palvelun ja kirjus.fi-sivuston yhteydessä silloin, kun VMH Group Oy on rekisterinpitäjä. Seloste on tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklan mukainen.
Kaksi eri roolia. Tämä seloste koskee Kirjuksen omia asiakkaita ja sivuston kävijöitä. Ne tiedot, jotka asiakasyritys itse syöttää Kirjukseen omista työntekijöistään ja asiakkaistaan, ovat asiakasyrityksen rekisteri. Niiden osalta VMH Group Oy on vain käsittelijä, ja ehdot ovat henkilötietojen käsittelyliitteessä.
VMH Group Oy
Y-tunnus 2947305-5
Pirkkala
Tietosuoja-asiat: info@vmh.fi
Muut asiat: info@vmh.fi
Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa. Tietosuoja-asetus edellyttää tietosuojavastaavaa viranomaisilta sekä silloin, kun toiminnan ydintehtävä on laajamittainen rekisteröityjen säännöllinen seuranta tai laajamittainen erityisten henkilötietoryhmien käsittely. Kirjuksen toiminta ei ole kumpaakaan. Tietosuojakysymyksiin vastaa yllä oleva osoite.
Käsittelemme yrityksen nimen ja Y-tunnuksen, yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, laskutus- ja verkkolaskuosoitteen sekä tilatun paketin ja laskutusjakson.
Peruste: sopimuksen täytäntöönpano (6 art. 1 b) sekä kirjanpitolain mukainen velvoite (6 art. 1 c).
Käsittelemme käyttäjän nimen ja sähköpostiosoitteen, salasanan suojatun tiivisteen, roolin ja oikeudet, kirjautumisajat sekä kirjautumisyritykset ja niiden IP-osoitteet. Jos käyttäjä ottaa käyttöön laitetunnistautumisen (sormenjälki tai kasvot), tallennamme vain laitteen luoman julkisen avaimen ja laitteen nimen. Sormenjälkeä tai kasvokuvaa ei siirry meille eikä tallennu palveluun — tunnistus tapahtuu käyttäjän omalla laitteella.
Peruste: sopimuksen täytäntöönpano sekä oikeutettu etu (6 art. 1 f) palvelun ja käyttäjien suojaamiseksi väärinkäytöksiltä.
Käsittelemme tukipyyntöjen ja yhteydenottolomakkeiden sisällön ja yhteystiedot, jotta voimme vastata ja selvittää asian.
Peruste: sopimus ja oikeutettu etu asiakaspalvelun hoitamiseen.
Tallennamme avustajalle esitetyn kysymyksen tekstin sekä tiedon siitä, löytyikö vastaus. Kysymystä ei yhdistetä käyttäjään: tunniste on satunnaisluku, jonka avulla emme voi tunnistaa kysyjää. Käytämme tietoa vain ohjeiden parantamiseen.
Peruste: oikeutettu etu palvelun kehittämiseen.
Palvelin tallentaa pyynnöistä IP-osoitteen, aikaleiman, pyydetyn osoitteen ja selaintunnisteen. Palvelussa pidetään lisäksi tapahtumalokia siitä, kuka on hyväksynyt, muuttanut tai mitätöinyt kirjauksia.
Peruste: oikeutettu etu tietoturvan ylläpitoon ja väärinkäytösten selvittämiseen; kirjanpidon osalta kirjanpitolain vaatima kirjausketju.
Maksut välittää maksunvälittäjä. Maksukortin numeroa tai verkkopankkitunnuksia ei käsitellä eikä tallenneta Kirjuksessa missään vaiheessa. Saamme maksunvälittäjältä vain tiedon siitä, onnistuiko maksu, sekä maksutapahtuman viitteen.
Peruste: sopimus ja kirjanpitolain velvoite.
Kun palvelussa haetaan yrityksen tiedot Y-tunnuksella, haku tehdään Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta yritystietorajapinnasta. Rajapintaan välitetään vain hakusana. Haetut tiedot ovat julkisia yritystietoja.
Peruste: sopimuksen täytäntöönpano.
Pääsääntöisesti käyttäjältä itseltään tai asiakasyritykseltä. Lisäksi yritystietoja saadaan Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä julkisesta yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ja verkkolaskuosoitteita julkisesta operaattoriluettelosta. Teknisiä tietoja kertyy automaattisesti palvelun käytöstä.
Emme myy emmekä vuokraa henkilötietoja. Emme luovuta niitä markkinointiin. Tietoja käsittelevät vain ne VMH Group Oy:n henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät, ja heitä sitoo salassapito.
| Vastaanottaja | Mitä | Rooli |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Palvelinkapasiteetti ja konesalitila Helsingissä | Käsittelijä |
| SMTP2GO | Palvelun lähettämien sähköpostiviestien välitys | Käsittelijä |
| Maksunvälittäjä | Maksutapahtuman tiedot maksullisessa tilauksessa | Itsenäinen rekisterinpitäjä maksutapahtuman osalta |
| Kirjanpitäjä ja tilintarkastaja | Laskutustiedot osana omaa kirjanpitoamme | Käsittelijä tai itsenäinen rekisterinpitäjä |
| Viranomainen | Vain silloin, kun laki velvoittaa | Rekisterinpitäjä |
Kirjus ei sisällä kolmannen osapuolen analytiikkaa, mainosverkkoja, seurantapikseleitä eikä ulkopuolelta ladattavia fontteja tai skriptejä. Sivustoa selatessasi tietojasi ei siis välity muille yrityksille.
Palvelin, tietokannat ja varmuuskopiot ovat Suomessa, eikä niissä oleva aineisto poistu ETA:n alueelta.
Ainoa poikkeus on lähtevä sähköposti. Palvelun lähettämät viestit, kuten salasanan vaihtolinkit ja ilmoitukset, kulkevat välityspalvelun kautta, jolloin vastaanottajan osoite ja viestin sisältö käsitellään välityksen ajan. Jos välitys tapahtuu ETA:n ulkopuolella, se perustuu palvelun- tarjoajan vakiosopimuslausekkeisiin (46 artikla).
| Tieto | Säilytysaika |
|---|---|
| Tilaus- ja laskutustiedot | Kirjanpitolain mukaisesti: tositteet 6 vuotta ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
| Käyttäjätunnukset | Sopimuksen ajan ja 12 kuukautta sen päättymisestä |
| Kokeilutili, jota ei oteta käyttöön | 12 kuukautta viimeisestä kirjautumisesta, sitten poisto |
| Kirjautumisyritykset ja tietoturvalokit | 12 kuukautta |
| Tukiviestit | 24 kuukautta |
| Avustajan kysymykset | 12 kuukautta |
| Palvelimen lokit | 6 kuukautta |
Kun säilytysaika päättyy, tiedot poistetaan tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei niistä voi tunnistaa ketään.
Sinulla on oikeus
Pyynnön voi tehdä osoitteeseen info@vmh.fi. Varmistamme henkilöllisyytesi ennen kuin luovutamme tietoja. Vastaamme kuukauden kuluessa; jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja, ilmoitamme lisäajasta. Pyynnön käsittely on maksutonta.
Jos pyyntösi koskee tietoja, jotka jokin Kirjusta käyttävä yritys on tallentanut sinusta työntekijänä tai asiakkaana, ohjaamme sinut kyseisen yrityksen puoleen. Se on näiden tietojen rekisterinpitäjä, emme me.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, puhelin 029 566 6700, sähköposti tietosuoja(at)om.fi.
Yhteys palveluun on salattu. Salasanat tallennetaan vain suojattuna tiivisteenä, eikä niitä voi lukea järjestelmästä. Jokaisen asiakasyrityksen tiedot ovat omassa tietokannassaan, joten yksi asiakas ei pääse toisen tietoihin edes virhetilanteessa. Käyttöoikeudet on porrastettu rooleittain. Palvelu ottaa varmuuskopiot päivittäin. Tarkempi kuvaus on sivulla Tietoturva.
Jos tietoturvaloukkaus kuitenkin tapahtuu ja siitä todennäköisesti aiheutuu riski oikeuksillesi, ilmoitamme siitä sinulle ja tietosuojavaltuutetulle asetuksen edellyttämällä tavalla.
Emme tee sinua koskevia automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla merkittävällä tavalla.
Kirjus tekee ehdotuksia: se ehdottaa kuitille tiliä, kohdistaa maksun laskulle ja vastaa avustajan kautta kysymyksiin. Nämä ovat ehdotuksia, jotka ihminen hyväksyy tai hylkää. Avustaja on automaattinen, ja se on merkitty palvelussa selvästi, jotta tiedät keskustelevasi koneen kanssa.
Kirjus käyttää vain palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä. Emme käytä analytiikka- tai mainosevästeitä emmekä seuraa selailua sivustojen välillä. Kaikki tallennettava on lueteltu evästeselosteessa.
Kehitämme palvelua, joten seloste voi muuttua. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme palvelussa tai sähköpostilla. Sivun lopussa näkyy aina viimeisin päivityspäivä.
Seloste päivitetty 23.9..
Vastaan Kirjuksesta ja hinnoittelusta