Från papperslappar till elektronisk registrering: vad det kräver

Vad pappret verkligen kostar

Räkningen är inte lapparnas pris utan det arbete som görs efter dem. Timmarna samlas in, tolkas, matas in i ett kalkylblad och förs vidare till löneräkning och fakturering. Även i ett litet företag går det lätt åt en dag i månaden, och den dagen görs på kvällarna. Dessutom blir arbete som ingen kom ihåg att registrera regelbundet ofakturerat.

Tre punkter där felet uppstår

Den första är registreringsögonblicket: lappen fylls i dagar senare ur minnet. Den andra är tolkningen: vems handstil, vilket objekt, var det där en sjua eller en nia. Den tredje är överföringen: ett tal som kopierats för hand hamnar i fel kolumn. Vid elektronisk registrering försvinner alla tre på en gång, eftersom registreringen görs i samband med arbetet och samma rad går vidare som den är.

Varför ibruktaganden misslyckas

Den vanligaste orsaken är inte programmet utan att man ute i fält upplever att det nya systemet ökar arbetet. Om registreringen tar längre tid än att fylla i en lapp överges systemet oavsett vad ledningen beslutar. Därför är det enda meningsfulla måttet hur många tryck registreringen av en arbetsdag kräver i telefonen.

Så här görs övergången

Börja med en sak: enbart timmarna. Ta inte i bruk allt på en gång. För först in ett arbetslag och ett objekt, se under en vecka hur registreringarna samlas och rätta arbetsarterna så att de motsvarar det egna arbetet. När timmarna löper, lägg till kostnaderna och sedan resorna. På en månad är en helhet i bruk som ingen motsätter sig, eftersom den byggdes ett steg i taget.

Vad man gör med de gamla uppgifterna

Det lönar sig inte att föra in gamla tidlappar i systemet. Bevara dem som de är den tid lagen kräver och inled den elektroniska bokföringen från en ren period, till exempel från ett månads- eller årsskifte. Att hålla två parallella system igång är det som tröttar ut folket.