Arbetstidsbokföring: vad lagen kräver av arbetsgivaren

Vad lagen kräver

Arbetstidslagen förutsätter att arbetsgivaren registrerar utförda arbetstimmar och de ersättningar som betalats för dem per anställd. Bokföringen ska bevaras och på begäran visas för arbetarskyddsmyndigheten samt på begäran av en anställd eller dennes representant. Försummelse kan leda till straff. De exakta bestämmelserna och bevaringstiderna lönar det sig att kontrollera i den gällande arbetstidslagen, eftersom detaljerna har ändrats genom åren.

Vad som antecknas i bokföringen

I praktiken ska bokföringen visa utförda arbetstimmar och när de inföll, mertids- och övertidsarbete separat samt de förhöjningar som betalats för dem. Även söndagsarbete och beredskap särskiljs om de förekommer. Anteckningen ska vara personlig och tillförlitlig: en lapp som fyllts i i efterhand ur minnet är ingen bra utgångspunkt om saken någon gång granskas.

Varför papperslappen är en risk

Tidbokföring på papper lider av tre problem. Den fylls ofta i i efterhand, varvid siffrorna är uppskattningar. Den försvinner eller blir blöt. Och den måste föras över till löneräkningen för hand, vilket ger en ny felkälla. Elektronisk registrering tar bort alla tre, förutsatt att registreringen görs i samband med arbetet och inte i slutet av månaden.

Övertiden syns genast

Övertid ska registreras separat och kräver den anställdas samtycke. När timmarna registreras dagligen och övertiden urskiljs i en egen kolumn syns ackumuleringen hela tiden i stället för först i slutet av löneperioden, då ingenting längre går att göra.

Vem som får se bokföringen

En anställd har rätt att få information om sina egna registreringar. I praktiken betyder det att systemet ska visa den anställda hens egna timmar. På arbetsgivarsidan hanteras uppgifterna bara av dem vars arbetsuppgifter kräver det.